Dijital Arşiv ve Servis Büro Nedir?

Operasyon yoğunluğu yüksek olan firmalarda, iş yükünü azaltmanın en düşük maliyet ile başarılabilmesi adına servis büro hizmetleri önemli bir rol oynamaktadır.

Yüksek adetlerde fiziksel dokümana sahip firmaların, dokümanlarının fiziksel olarak tasnif edilip, ayrıştırılıp, özel doküman tarayıcılar vasıtasıyla taranıp, belge veya dosya bazında indekslenerek uzman personeller vasıtasıyla elektronik ortama aktarılması çalışmasına servis büro hizmeti denmektedir.

Bu işlerde kullanılan donanımlar yüksek maliyetli profesyonel cihazlar olmakta, dolayısıyla servis büro hizmetinden faydalanan firmalar bu cihazlara verilecek maliyetten tasarruf sağlarlar.

Daha önce hiç servis büro hizmeti almamış ve dijital arşivi bulunmayan firmalar, her hangi bir evrak yada belge ihtiyaçları olduğu durumlarda, bu belgeleri sakladıkları yerden bularak anlık olarak dijital ortama aktarıp gerekli yerlere gönderir yada incelerler.

Bu işlemler kurumlarda farkında olmadan büyük bir zaman kaybı oluşturur.

Bunun yanında evrakların saklanması adına yapılan maliyetler ve olası yaşanacak kayıplar, kurumlar açısından risk içerir.